Blog do Rogério Barrionuevo, especialista em logística da última milha. O Blog apresenta artigos autorais e notícias de logística, distribuição, armazenagem, transporte e tecnologia. Tem também posts sobre a China, Portugal e outros países lusófonos e sobre Administração do Tempo (Rogério é autor de livro sobre o tema)
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Dicas para chegar ao final do dia completando a to-do list . Entenda a técnica e veja dicas para dar check em todas as suas tarefas do dia.
Quando se fala em organização, a to-do list é uma das técnicas mais populares e aceitas. Não é por menos: a simplicidade do formato conquista adeptos e o poder de aumentar a produtividade a partir de algo tão “simples” encanta qualquer um.
E organizar seu dia, mês e até ano traz inúmeros benefícios para a vida, tanto pessoal quanto profissional. É a partir do planejamento que é possível realizar grandes projetos, tirar os sonhos do papel e, claro, cumprir com aquelas tarefas e compromissos da rotina, que sempre vão existir.
Fazer uma to-do list com o que precisa ser feito em algum período é o primeiro passo para uma rotina muito mais produtiva. Alguns dos benefícios que esse hábito simples pode trazer são:
E como o nome sugere, fazer uma to-do list é simples! É só pegar um papel e listar tudo o que precisa ser feito. Mas, e depois?
O método realmente é simples, mas algumas dicas de como construir sua to-do list podem ajudar a tornar a vida muito mais produtiva e seu trabalho muito mais eficiente.
Comece sua to-do list por aqui:
Quem é do estilo “deixa a vida me levar” já deve ter percebido que às vezes o final do dia tem aquele gostinho de tarefas inacabadas, por mais produtivo que o dia tenha sido. Entretanto, isso pode acontecer também com as pessoas organizadas! Isso porque o planejamento vai muito além da to-do list – é preciso saber como dar conta de completar todas as tarefas colocadas nela.
Essa é a primeira parte da sua organização em to-do list: analisar tudo o que precisa ser feito e passar para uma lista. Isso libera espaço em sua mente para conseguir focar no que precisa de fato ser feito, sem se preocupar em estar esquecendo alguma coisa.
Durante o dia, é normal outras demandas surgirem. David Allen, consultor e instrutor em produtividade, autor de “A arte de Fazer Acontecer”, recomenda a criação de um lugar de fácil acesso para que essas novas tarefas sejam registradas.
Quando isso acontecer, avalie: essa tarefa é urgente? Preciso passá-la na frente das outras ou planejo para mais tarde ou outro dia?
A lista de tarefas e demandas está feita. E agora? Muitas vezes, ter a to-do list feita não significa nada. Sem saber administrá-la, você pode chegar ao final do dia com muitas tarefas em aberto, o que causa frustração e pode atrapalhar todo o andamento do planejamento.
Por isso, especialistas em organização do tempo e produtividade também desenvolveram estratégias e dicas para conseguir cumprir as tarefas propostas com mais tranquilidade durante o dia – e aproveitando o máximo da energia. Confira alguns formatos.
Depois da to-do list feita, organize suas tarefas em blocos de tempo, considerando quanto tempo leva para fazer cada tarefa. Por exemplo, se precisa desenvolver um projeto no trabalho, que é algo complexo, separe algumas horas para focar apenas nisso. Sem distrações.
Quem tem dificuldade em manter o foco por muito tempo pode usar blocos de tempo menores, ou métodos como o Pomodoro, que consistem em realizar a tarefa em foco por 25 minutos e descansar cinco, repetindo o ciclo por quatro vezes. Depois do quarto ciclo, o descanso pode ser maior.
Além de organizar as tarefas em blocos de tempo, também é interessante dividi-las por tema. Isso porque quando o cérebro precisa se adequar a novos temas muitas vezes ao dia, acaba ficando cansado mais rápido, dificultando o cumprimento da to-do list.
Assim, se precisa fazer três relatórios, duas análises de dados e enviar e-mails, faça todos os relatórios, depois todas as análises e depois foque apenas nos e-mails. Assim seu cérebro não pula de uma tarefa para outra que não está relacionada.
Uma das maneiras de ter um dia mais produtivo e sem o sentimento de frustração ao final dele é começar pelas tarefas prioritárias. Assim, mesmo que a to-do list não tenha sido completada, as principais tarefas foram realizadas, o que evita urgências no dia seguinte.
Na hora de listar as prioridades, lembre-se de considerar todos os aspectos da sua vida, e não apenas o profissional. Coloque tarefas pessoais também como prioridade para ter mais equilíbrio na rotina.
Esse formato de organização de to-do list também busca elencar as tarefas do dia de acordo com seu tamanho (considerando o trabalho necessário e o tempo que leva para ser feito).
Para fazer, é fácil: escolha 1 grande tarefa – 3 tarefas médias – 5 tarefas pequenas. E as faça nessa ordem. Assim, você já elimina a demanda mais complexa logo no começo do dia, o que dá mais tempo para o restante da lista e melhora a motivação.
Uma das maiores dificuldades para organizar as tarefas diárias e cumpri-las é reconhecer, de fato, o tempo disponível. É comum que as pessoas subestimem o tempo que levam para fazer cada tarefa, considerando que a concluirão rapidamente, sobrando muito tempo para as outras.
O que acaba acontecendo é que uma das tarefas toma muito mais tempo para ser feita do que o esperado, atrasando toda a agenda. Por isso, uma dica é marcar horário para começar e terminar uma tarefa, deixando sempre uma folga para imprevistos, mas foque em cumpri-la naquele período.
Depois de um tempo, é possível analisar quais tarefas demandam muito mais tempo do que o esperado e organizar as próximas to-do list a partir dessa informação
Deu para ver que a técnica da to-do list é poderosa, mas que sem organização, se tornará apenas mais uma lista perdida entre outros papéis. Por isso, buscar sempre aprimorar e desenvolver habilidades de organização e produtividade é essencial, tanto para a vida pessoal quanto profissional. Teste as dicas e tenha uma vida muito mais tranquila.
Entenda a técnica e veja Dicas para chegar ao final do dia completando a to-do listlendo gratuitamente o conteúdo do meu livro Administração do Tempo Produza Mais e Seja Feliz (clicando aqui).
Fonte: Consumidor Moderno
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